Julkisen sektorin ja yritysten ilmoituskanavan käyttöönotto lähestyy
Ottamalla käyttöön ilmoituskanavan (”whistleblowing-kanavan”) tuet organisaatiosi vastuullisen liiketoiminnan toteutumista ja edistät vastuullista yrityskulttuuria.
Yrityksiltä edellytetään vastuullista yrityskulttuuria ja eettisiä toimintatapoja, ja vastuullinen toiminta on monelle yritykselle myös tärkeä kilpailuvaltti. Myös EU-tasolla yrityksiä pyritään ohjaamaan vastuulliseen toimintaan muun muassa vuoden 2019 lopulla annetulla direktiivillä 2019/1937 (nk. whistleblowing-direktiivi). Direktiivin tuoma olennainen muutos nykytilanteeseen on yritysten ja julkisen sektorin toimijoiden velvollisuus ottaa käyttöön ilmoituskanava epäiltyjen väärinkäytösten varalta ja sellaisiin reagoimiseksi. Direktiivi tähtää väärinkäytöksistä ilmoittajien suojeluun, ja kuvastaa odotuksia kehittää jäsenvaltioihin yrityskulttuuria, jossa väärinkäytökset halutaan tunnistaa ja niihin halutaan myös puuttua.
Organisaation omat työntekijät ovat avainasemassa väärinkäytösten estämisessä, sillä usein he tulevat ensimmäisinä tietoisiksi organisaatiossa epäillyistä väärinkäytöksistä tai poikkeamista. Työntekijän motivaatio tuoda ilmi väärinkäytöksiä organisaatiossaan saattaa kuitenkin joutua koetukselle, jos henkilö ei voi tehdä ilmoitusta ilman huolta potentiaalisista vastatoimista organisaation taholta. Lainsäädännössä ei ole riittävän kattavasti huomioitu epäiltyjä väärinkäytöksiä paljastavien henkilöiden suojelua. Ilmoituskanavaa ja suojelua koskevat velvoitteet ovat tähän mennessä koskeneet lähinnä finanssisektoria ja muita rahanpesudirektiivin soveltamisalaan kuuluvia toimijoita sekä markkinoiden väärinkäyttöasetuksen piirissä olevia pörssiyhtiöitä. Whistleblower-direktiivin myötä velvoitteen soveltamisala laajenee kattamaan muutkin toimialat.
Milloin organisaation tulee ottaa ilmoituskanava käyttöön?
Kaikkien vähintään 50 työntekijää työllistävien yritysten on otettava käyttöön sisäinen ilmoituskanava toimintansa luonteesta riippumatta.
Julkisen sektorin oikeushenkilöitä ei direktiivissä ole vapautettu velvollisuudesta työntekijämääriensä perusteella, mutta EU-lainsäätäjä on jättänyt mahdolliseksi säätää poikkeuksesta velvollisuuteen ottaa ilmoituskanava käyttöön alle 10 000 asukkaan taikka alle 50 työntekijän kunnissa tai muissa julkisissa organisaatioissa.
Direktiivi velvoittaa myös jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia ottamaan käyttöön pääosin vastaavanlaiset riippumattomat ilmoituskanavat ilmoitusten vastaanottamista ja käsittelyä varten kuin yllä.
Ilmoituskanavan vaatimukset
Ilmoituskanavan ja suojelujärjestelmän tulee täyttää vähimmäisvaatimukset koskien riippumattomuutta, luottamuksellisuutta, tietosuojaa ja salassapitoa. Ilmoituskanavassa ilmoituksen tekemisen on oltava mahdollista suullisesti tai kirjallisesti taikka kummallakin tavalla. Ilmoitus tulee olla mahdollista tehdä myös täysin anonyymisti. Myös ilmoitusten käsittelylle on asetettu vähimmäisvaatimuksia – tietoja antaneelle tulee esimerkiksi toimittaa vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksesta. Ilmoittajalle annettavan palautteen antamisessa määräaika tulee olla enintään kolme kuukautta vastaanottoilmoituksen toimittamisesta ilmoittajalle. Kanavan tulee antaa ilmoittajalle myös selkeät ohjeet ulkoisen ilmoituksen tekemiseen kansalliselle viranomaiselle sekä tarvittaessa unionin toimielimille tai laitoksille.
Suojelutoimenpiteinä työntekijöinä tai itsenäisinä ammatinharjoittajina työskenteleviä ilmiantajia suojataan direktiivillä kieltämällä vastatoimet ja näiden yritykset sekä vastaavilla toimilla uhkailu. Ilmoituksen tekeminen ei saa vaikuttaa negatiivisesti ilmoittajan asemaan organisaatiossa. Suojelutoimet ulottuvat myös muihin tahoihin, jotka voivat joutua vastatoimien kohteiksi yhteydestään ilmoittajaan, kuten avustajat, työtoverit ja sukulaiset sekä vastaaviin oikeushenkilöihin.
Whistleblowing-kanavan voi ulkoistaa
Organisaatio voi toteuttaa ilmoituskanavan omissa järjestelmissään tai hankkia ilmoituskanavan ulkoiselta palveluntarjoajalta. Ulkoistamisella organisaatio varmistaa kanavan riippumattomuuden ja puolueettoman tutkinnan, kun asiaa hoitaa epäiltyjen väärinkäytösten käsittelyyn erikoistunut asiantuntija.
Direktiivi edellyttää organisaatioilta selkeyttä ja johdonmukaisuutta ilmoitusten käsittelyssä ja tutkinnassa. Toimiakseen toivotulla tavalla ilmoituskanava tarvitsee tuekseen myös selkeitä ja ajantasaisia toimintaohjeita ja pelisääntöjä (organisaation code of conduct policyineen), jotta vastuullisen ja eettisen toiminnan edellytykset voivat toteutua. Viestinnän ja koulutuksen rooli korostuu ilmoituskanavan käyttöönottovaiheessa. Yrityksen on viestittävä henkilöstölleen, mitä varten ilmoituskanava on olemassa ja millaisista asioista kanavaan voi ilmoittaa. Henkilöstön tulee myös olla tietoinen siitä, mistä kanava löytyy ja miten niin ilmoittaminen kuin ilmoituksen käsittely käytännössä toteutuu.
Compliance-ohjelmalla tarkoitetaan organisaation sisäisiä toimintatapoja ja -ohjeita, joilla varmistetaan sen toiminnan asianmukaisuus lainsäädännön ja eettisten toimintatapojen kannalta. Organisaation compliance-ohjelmasta huolehtiminen on johdon tärkeä tehtävä ja edellyttää korkeatasoista riskien hallintaa. Ole yhteydessä asiantuntijoihimme, jos yritykselläsi ei vielä ole käytössä ilmoituskanavaa tai compliance-ohjelma kaipaa päivitystä, tai jos tarvitset tukea ilmoitusten hallinnoinnissa. Tuemme yritystäsi asianmukaisen ilmoituskanavan rakentamisessa ja käyttöönotossa.
Whistleblowing-direktiivin määräykset on asetettava voimaan kansallisesti 17.12.2021 mennessä – varmista siis organisaatiosi compliance hyvissä ajoin.
Ota yhteyttä Compliance-asiantuntijoihimme.
Mitä on compliance?
Compliance tai vaatimustenmukaisuus tarkoittaa lakien, määräysten ja muiden organisaatiolle asetettujen vaatimusten noudattamista sekä sisäisten toimintaohjeiden noudattamista. Compliancen ytimeen kuuluvat yrityksen omat toimintaohjeet (eettiset ohjeet, code of conduct) sekä yrityksen vallitseva compliance-kulttuuri.
