Hankintasopimusten muuttaminen sopimuskauden aikana
Mitä kannattaa ottaa huomioon, jos hankintasopimusta pitääkin syystä tai toisesta muuttaa hankintapäätöksen ja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen?
Kilpailutus on viety läpi, hankintapäätös tehty ja sopimus allekirjoitettu. Sen jälkeenhän menetellään niin kuin sopimuksessa on sovittu, ja jos muutostarpeita ilmenee, voidaan niistä sitten neuvotella osapuolten kesken, ajattelee moni hankintayksikkö ja toimittaja. Tilanne ei ole aivan näin yksinkertainen, sillä hankintalakiin on otettu säännökset myös sen varalle, että sopimuskauden aikana ilmenee tarve muuttaa sopimusta, eikä näitä säännöksiä kannata käytännön elämässä unohtaa. Hankintalaki ei salli mitä tahansa sopimusmuutoksia, koska sopimusmuutoksilla ei ole tarkoitus mahdollistaa hankintalain tavoitteiden ja säännösten kiertämistä.
Sopimusmuutossääntelyn logiikka
Säännökset hankintasopimuksen muuttamisesta sopimuskauden aikana ovat hankintalain 136 §:ssä. Kyseinen pykälä on melko pitkä ja sisältää paljon asiaa, mutta sen perussanoma on seuraava: Hankintasopimuksen on sopimuskauden aikana vastattava niitä ehtoja, joiden mukaisesti hankinta on alun perin kilpailutettu. Sopimuksen olennainen muuttaminen sopimuskauden aikana on pääsääntöisesti kiellettyä ilman, että hankinta kilpailutetaan uudelleen. Sopimuksen olennainen muuttaminen on kuitenkin mahdollista ilman kilpailutusta lainkohdassa mainituissa tilanteissa ja edellytyksin. Tilanteet, joiden ainakin katsotaan muodostavan sopimuksen olennaisen muutoksen, on erikseen listattu.
Hankintalain 136 §:ssä listatut olennaiset eli lähtökohtaisesti kielletyt sopimusmuutostilanteet, ovat seuraavat:
- Poikkeavat uudet ehdot: Sopimusmuutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai, jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia.
- Muutos toimittajan eduksi: Sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä hankintasopimuksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty.
- Sopimuksen laajentaminen: Sopimusmuutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti.
- Sopimuskumppanin vaihtuminen: Sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskumppanilla.
Hankintalain 136 §:n mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta kilpailutusta seuraavissa tilanteissa:
- Ennalta määritellyt ehdot: Sopimusmuutos perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta.
- Lisätyöt- tai palvelut: Alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. (Tässä kohdassa on siis kyse eri asiasta kuin sopimukseen alun perin otetun optiolausekkeen käytössä.)
- Ennakoimattomat olosuhdemuutokset: Sopimusmuutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. (Kyseessä on kuitenkin oltava sellaisesta olosuhdemuutoksesta, joka on hankintayksiköstä riippumaton ja jota se ei ole voinut ennakoida huolellisesti toimien hankintaa kilpailutettaessa.)
- Toimittajaa koskeva muutos: Alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla ennalta määritellyllä ja yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia sopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään hankintalain soveltamista.
- Arvoltaan vähäinen muutos: Kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta, joka alittaa hankintalain liitteessä E tarkoitettuja palveluja koskevissa hankinnoissa sekä käyttöoikeussopimuksissa kansalliset kynnysarvot tai muissa hankinnoissa EU-kynnysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen. Vähäarvoisen muutoksen arvon on oltava pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen palvelu- tai tavarahankintasopimuksen tai palveluja koskevan käyttöoikeussopimuksen arvosta ja 15 prosenttia alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen tai käyttöoikeusurakan arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvo arvioidaan peräkkäisten muutosten kumulatiivisen nettoarvon perusteella.
Lisätöihin tai -palveluihin tai ennakoimattomiin olosuhdemuutoksiin perustuvan sopimusmuutoksen lisäedellytyksenä on, että muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos sopimusmuutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei myöskään saa olla hankintalain säännösten kiertäminen.
Hyvä muistaa sopimusmuutossääntelyä sovellettaessa
Hankintalain 136 §:n sopimusmuutossääntely soveltuu tällä hetkellä vain EU-kynnysarvot ylittäviin, sosiaali- ja terveyspalveluiden ja muiden erityisten palveluiden hankintoihin ja käyttöoikeussopimuksiin. Lakimuutosta, joka toisi myös kansalliset hankinnat sopimusmuutossääntelyn piiriin, on kuitenkin valmisteltu.
Myös erityisalojen hankintalain 124 §:ssä on sisällöltään vastaavanlainen olennaiset sopimusmuutokset kieltävä säännös. Näin ollen vaikka erityisalojen hankintalakia pidetäänkin hieman suoraviivaisempana kuin hankintalakia, ei sopimusmuutosääntelyä pidä unohtaa myöskään vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alan hankinnoissa.
Hankintalain 136 §:n kieltää olennaisten sopimusmuutosten tekemisen ilman uutta kilpailutusta. Sopimusmuutos, jota ei ole pidettävä olennaisena, voidaan tehdä ilman uutta kilpailutusta. Hankintasopimukseen suunniteltua muutosta ei ole syytä pitää epäolennaisena kevein perustein ja ilman huolellista harkintaa. Yhdenkin hankintalain 136 §:ssä luetellun tunnusmerkin täyttyminen tarkoittaa, että muutos on olennainen.
Jos sopimusmuutos on sallittu, kannattaa vielä tarkistaa hankintalain 58 §:stä, onko sopimusmuutoksesta julkaistava oma ilmoituksensa.
Hankintalain säännösten vastaisesti tehty sopimusmuutos rinnastuu lainvastaiseen suorahankintaan, mikä puolestaan voi johtaa tehottomuusseuraamukseen, sopimuskauden lyhentämiseen, seuraamusmaksuun tai hyvitysmaksuun. Hankintayksiköille on myös annettu hankintalain 137 §:ssä nimenomainen oikeus irtisanoa sopimus silloin, jos siihen on tehty olennainen sopimusmuutos, jota ei ole kilpailutettu. Sen lisäksi, mitä hankintasopimuksessa on muutoin sovittu, hankintayksiköillä on siis erityinen lakiin perustuva oikeus irtaantua hankintalain vastaisesti muutetusta sopimuksesta. Hankintalain vastainen sopimusmuutos voi siis johtaa huomattavan ankariinkin seuraamuksiin ja toimittajien kannattaakin muistaa esimerkiksi yritysjärjestelytilanteissa tarkistaa, vaikuttaako järjestely hankintasopimuksiin.
Lopuksi kannattaa vielä muistaa, että hankintalaki sääntelee vain sopimusmuutosten hankintaoikeudellista sallittavuutta ja menettelyä. Siitä riippumatta, onko suunniteltu sopimusmuutos olennainen vai epäolennainen, muutosmahdollisuuden sopimusoikeudellinen arvio on tehtävä erikseen. Jos sopimukseen itseensä ei sisälly määräyksiä, joiden perusteella toinen osapuoli voisi yksipuolisesti edellyttää sopimuksen muuttamista, on muutoksesta neuvoteltava ja päästävä yhteisymmärrykseen osapuolten välillä. Paras tapa varautua sopimusmuutoksiin niin hankinta- kuin sopimusoikeudellisestikin on ottaa hankintasopimukseen määräykset sopimusmuutosten varalle. Autamme mielellämme hankintasopimusten laadinnassa ja hankintamenettelyissä!
